當舖帳目管理與稽核：帳目可追溯是什麼？
帳目可追溯，指的是每一筆貸款動作都留下可回溯、無法竄改的紀錄，而且系統會主動比對帳本與實際餘額是否一致。在夏蜂裡，借款與收款寫進系統的那一刻就鎖定，之後只能用反向紀錄更正，改過什麼、誰改的、什麼時候改的都留得住；真的對不上的時候，內建的對帳工具會先把它標出來。
- 寫入即鎖定
- 交易紀錄不可被覆寫或刪除。系統沒有「編輯」這個動作可用，要更正只能新增一筆反向紀錄。
- 原始紀錄與更正紀錄同時看得到
- 改過什麼、誰改的、什麼時候改的都留得住。爭議時這份紀錄同時能證明員工沒做錯。
- 餘額是算出來的，不是存起來的
- 每筆貸款的待還金額由分錄推導，不會出現「明細對不上餘額」這種只能人工喬的狀況。
- 對不上的時候，系統自己會先發現
- 系統內建對帳工具，逐筆比對貸款的帳面餘額與分錄加總，有落差就依嚴重程度標出來，不必等年底盤點才知道。
交易紀錄貸款 #A-2417
| 日期 | 摘要 | 金額 |
|---|---|---|
| 12/06 | 放款撥付 · 陳先生 | −NT$120,000 |
| 12/07 | 收款 · 利息 | NT$1,200 |
| 12/09 | 收款 · 本金 | NT$20,000 |
| 12/11 | 罰金計提 · 逾期 2 日 | NT$240 |
| 12/12 | 撤銷 · 更正 12/09 收款金額 | −NT$20,000 |
| 12/12 | 收款 · 本金（更正後） | NT$18,000 |
原始紀錄留在原位。更正以新的分錄完成，兩筆都看得到。
哪些業務型態適合用？
以下這幾種：民間借貸的日常帳務結構相同 —— 一筆本金出去、分期或到期收回、逾期要計息、擔保品要盯著。
- 當舖・汽機車借款
- 小額週轉
- 預借現金
- 小額融資
- 小額放貸
- 買車換現
員工要做假帳，系統擋得住嗎？
擋得住，因為能改的路本來就沒開。權限依角色分級、每個動作留痕、帳目寫入即鎖定。另外我們是系統供應商，不是同業，你的客戶名單不會變成別人的生意。
- 權限依角色分級
- 每個角色能看什麼、能做什麼分開設定。未授權查看全店的成員，只看得到自己被指派的客戶。
- 操作紀錄留痕
- 誰、什麼時候、對哪一筆資料做了什麼，系統自己記。爭議時這份紀錄同時能證明員工沒做錯。
- 傳輸與儲存加密
- 資料在傳輸過程與靜態儲存階段皆加密。
- 終止服務可要求刪除
- 你不用了，可以要求刪除店家資料。這是合約層的承諾，不是系統設定。
操作紀錄
| 時間 | 使用者 | 動作 | 對象 |
|---|---|---|---|
| 12/12 14:02 | 王小美（業務） | 撤銷收款 | 貸款 #A-2417 |
| 12/12 11:47 | 陳店長（管理員） | 調整罰金設定 | 店家設定 |
| 12/11 09:15 | 王小美（業務） | 登錄收款 | 貸款 #A-2417 |
| 12/10 18:30 | 陳店長（管理員） | 指派客戶 | 客戶 陳先生 |
這是系統實際的操作紀錄畫面。
用你自己的單看一次用過的人怎麼說？
「以前每個月結算帳務、核對應收帳款都要耗掉大量人力。現在應收一目了然，日報表跟月結報表又都是從同一份帳務資料出來的，月底結帳再也不用熬夜了。」
「我們有幾家分店，過去要管不同業務員的權限非常頭痛。多帳號、多店設定把這件事解決了 —— 每個帳號的權限各自分開設，系統還會記錄所有操作行為，跨店管理變得很簡單。」
「本來很怕換系統大家會不習慣，結果介面比想像中直覺，年紀比較大的業務也學得會。資料傳輸跟儲存都有加密，客戶的個資交給他們我放心。」
「我們業務常常在外面跑客戶，免下載、免安裝這點真的是救星。不管用手機還是平板，打開瀏覽器就能查交易紀錄跟客戶資料，收支狀況一手掌握。」
以下四位都是實際在用的業者。應他們要求不具名到店名 —— 這一行的人不會希望自己的招牌出現在別人的行銷頁上，這點我們照辦。