當舖帳務管理：從 Excel 到不可竄改帳本，每月對帳怎麼做

用 Excel 管放款帳，最大的風險通常不是公式算錯，而是資料被改了卻看不出來。一格收款金額被覆蓋、一列被刪掉、一個公式被貼成數值，帳面看起來一樣整齊，只是不再是真的。

這篇整理三件事：Excel 帳為什麼容易出問題、每個月可以照著做的對帳檢查清單，以及「不可竄改帳本」到底解決了什麼。

Excel 帳的三個結構性風險

1. 任何一格都能直接覆寫。 收款打錯了，最直覺的做法是把數字改掉。改完之後，原本的數字、誰改的、為什麼改，全部消失。一年後客戶說「我那期明明繳了 5,000」，帳上只剩改過的 4,500。

2. 同一個餘額存了兩份。 常見的做法是一張明細表記每筆收款，另一張總表記每位客戶的剩餘本金。兩份資料各自維護，只要有一次只改了其中一邊，明細加總就再也對不上總表，而且不知道是從哪一天開始對不上的。

3. 公式和數值混在一起。 剩餘本金本來是公式算的，某天有人為了修正一個數字，把整欄複製再「貼上值」。從那天起，那一欄就不會再跟著明細更新，但外觀上完全看不出差別。

這三個問題的共同點是：錯誤發生的當下沒有任何提示，要等到對帳、盤點或客戶爭議時才會發現，那時候已經很難追回原因。

每月對帳檢查清單

不管用 Excel 還是系統，每個月結束都可以對這三條。等式成立代表帳是一致的；不成立，差額就是要找的東西。

本金對帳

期初在外本金 + 本月放款 − 本月收回本金 − 本月擔保品抵債 − 本月沖銷或減免 = 期末在外本金

收款以外，讓本金減少的還有兩種：擔保品沒收後拿來抵債的金額，以及確定收不回來而沖銷（或店家主動減免）的本金。當舖的流當抵債很常見，漏掉這一項，帳永遠對不平。

例如期初在外本金 1,240,000 元，本月放款 180,000 元、收回本金 96,000 元、沒有抵債也沒有沖銷，期末應該是 1,324,000 元。如果把每筆貸款的剩餘本金加總起來只有 1,318,000 元，差的 6,000 元就是某一筆收款被重複記、記錯欄位（本金記成利息），或某筆放款漏記。

利息對帳

本月應收利息 − 本月實收利息 = 本月未收利息

例如本月應收 12,400 元、實收 11,200 元，未收 1,200 元。這 1,200 元應該剛好等於逾期名單上那幾筆的利息加總。對不上，代表有收款沒有記，或者有一筆利息算錯了期數。

現金對帳

期初現金 + 本月收款 − 本月放款 − 本月支出 = 期末現金

這一條要對的是抽屜或帳戶裡實際的錢。帳面和實際現金不一致，是最需要當天就查清楚的差額。

逐筆抽查

三條等式都成立，不代表每一筆都對：兩個錯誤可能剛好互相抵銷。每個月隨機挑幾筆貸款，從撥款那天開始，把每一期的應收、實收、剩餘本金重算一次。重算的方法可以參考四種還款方式的算法，或直接用還款試算對照。

在 Excel 裡能先做到的改善

如果暫時還不換系統，下面幾個做法能大幅降低風險：

• 只新增，不修改。 收款表只能往下加新的一列。打錯了，不要改原本那列，而是新增一列負數把它沖掉，再新增一列正確的金額。原本的錯誤留在表上，看得到發生過什麼。
• 餘額只算一次。 不要另外維護一張剩餘本金的總表，而是用 SUMIFS 從收款明細即時加總。資料只存一份，就不會有兩份對不上的問題。
• 鎖住公式欄。 用「保護工作表」鎖住算餘額的欄位，避免被貼成數值。
• 檔案放在有版本記錄的地方（例如 OneDrive 或 Google 雲端硬碟），出問題時至少能回到某一天的版本。

Excel 做不到的地方

上面的做法靠的是每個人都遵守規則。工作表保護可以被解除，用來更正的負數列可以被刪掉。版本記錄和 Microsoft 365 的「顯示變更」能讓你事後查到誰改過哪裡，但它們不會阻止修改，也不會在改動發生時提醒你，前提還是你想到要去查。

員工越多、帳越多，「大家都照規矩來」就越難保證。而一旦有人沒照規矩，Excel 不會告訴你。

不可竄改帳本解決了什麼

不可竄改帳本把上面那些規則，從「大家要遵守」變成「系統只允許這樣做」：

• 寫入即鎖定。 收款、放款一旦記下就不能覆寫或刪除，系統裡沒有「編輯」這個動作。要更正只能撤銷，系統會新增一筆反向紀錄，原本的紀錄和更正的紀錄同時看得到。
• 餘額是算出來的。 每筆貸款的剩餘本金由所有分錄推導，不存第二份，所以不會出現明細跟餘額對不上的情況。
• 對不上的時候系統先發現。 系統會比對每筆貸款的帳面餘額和分錄加總，有落差就標出來，不用等月底對帳。
• 每個動作都知道是誰做的。 每位員工用自己的帳號操作，誰在什麼時候收了哪一筆、撤銷了哪一筆，系統自己記。這份紀錄在爭議時也能證明員工沒做錯。

完整的機制說明在帳目可追溯是什麼。

從 Excel 換到系統時要注意

• 先把 Excel 對平再搬。 搬家前跑一次上面的本金對帳，把差額查清楚。帶著錯誤的期初數字進新系統，之後所有報表都會繼承那個錯。
• 只搬進行中的貸款。 以搬家那天的剩餘本金作為開帳金額；已經結清的歷史留在 Excel 存檔備查就好，不需要重打一次。
• 並行一個月。 第一個月 Excel 和系統同時記，月底兩邊各跑一次對帳，確認數字一致再停用 Excel。

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